Le guide ultime de la vérification des antécédents des soignants : parcourir les dossiers d'identité, nationaux et de comté

Lors de l'embauche d'une fille au pair, d'une nounou ou d'un soignant senior, la sécurité de la famille passe avant tout. Le problème est que les termes de filtrage sont souvent utilisés de manière interchangeable, ce qui crée de la confusion et un faux sentiment de sécurité. Un processus solide sépare les contrôles d'identité, les vérifications des bases de données nationales et les vérifications judiciaires au niveau du comté afin que vous puissiez prendre des décisions d'embauche éclairées.

L'écart en matière de vérification : identité, compétences et antécédents criminels

De nombreuses plateformes se concentrent sur la vérification d’identité, qui confirme qu’une personne réelle existe derrière un profil. Ceci est essentiel pour la prévention de la fraude, mais cela ne prouve pas la qualité des services de garde ni ne révèle des antécédents criminels complets. Un rapport de base ajoute des données de risque importantes, mais un rapport clair ne signifie toujours pas automatiquement que le soignant est qualifié pour votre foyer.

Étape 1 : Commencez par une trace SSN

Un écran complet commence généralement par une trace du numéro de sécurité sociale. Il vérifie les enregistrements liés aux bases de données de prêt, de services publics, d'éducation et autres pour valider les détails d'identité et l'historique des adresses au cours des dernières années.

• Ce qu'il révèle : les variations de nom, les adresses précédentes et les alias possibles associés au SSN.

• Pourquoi c'est important : il s'agit d'une recherche par pointeur qui identifie les noms et les juridictions qui doivent ensuite être vérifiés.

• Erreur courante : filtrer uniquement le nom actuel et le comté actuel, ce qui peut manquer les enregistrements sous les noms antérieurs.

Étape 2 : Exécuter des recherches et des registres nationaux

Les recherches pénales nationales couvrent un large réseau à travers de nombreuses sources de données nationales et locales et peuvent inclure des condamnations pour crimes et délits, des affaires en cours et des arrestations le cas échéant. Les familles devraient également inclure une recherche dans le registre national des délinquants sexuels et une vérification de l'OFAC ou d'une liste de surveillance du terrorisme.

Les bases de données nationales sont utiles, mais elles constituent généralement des outils indicateurs. Ils peuvent contenir des retards de reporting et des lacunes de couverture, car tous les comtés ne mettent pas à jour chaque base de données en temps réel.

Étape 3 : Vérifiez au palais de justice du comté (source de vérité)

Les vérifications des tribunaux pénaux au niveau des comtés sont la source la plus fiable pour connaître les résultats des affaires en cours, car la plupart des affaires pénales proviennent et sont poursuivies localement. Si une recherche nationale signale une possible correspondance, la vérification du palais de justice du comté confirme si ce dossier est exact et appartient à votre candidat.

• Recherchez les comtés liés aux adresses actuelles et passées du candidat à partir de la trace SSN.

• Vérifiez chaque coup national potentiel directement avec les dossiers des tribunaux de comté.

• Faites correspondre le nom légal complet et la date de naissance pour une plus grande précision.

Étape 4 : Ajouter des contrôles de risque supplémentaires

Les familles qui souhaitent une couverture plus approfondie peuvent ajouter des contrôles ciblés qui révèlent des signaux de risque comportemental et juridique en dehors des dossiers des tribunaux pénaux.

• Dossiers de véhicules automobiles (MVR) : utiles pour les rôles impliquant des courses scolaires et utiles même lorsque la conduite est occasionnelle, car des modèles comme la conduite en état d'ébriété ou les excès de vitesse répétés peuvent indiquer un manque de jugement.

• Dossiers des tribunaux civils : peuvent faire apparaître des affaires liées à des dommages, à des réclamations pour blessures ou à des litiges financiers tels que la faillite.

• Registres officiels des États : certains États proposent des systèmes d'assurance plus élevés ; par exemple, California TrustLine utilise des flux de travail d'empreintes digitales Live Scan liés aux sources du DOJ et du FBI.

Comment interpréter les résultats des tribunaux communs

Les rapports de vérification peuvent inclure des termes juridiques faciles à mal lire. Deux exemples courants sont Nolle Prossed, qui indique que les procureurs n'ont pas poursuivi l'affaire, et Rejeté, qui indique que le tribunal n'a pas fait avancer l'affaire. Aucun des deux termes ne doit être interprété isolément, sans contexte à partir des dates, de la juridiction et des notes de cas.

Conformité FCRA pour les familles et les employeurs

Aux États-Unis, la vérification des antécédents utilisée pour les décisions d'embauche doit respecter les règles du Fair Credit Reporting Act. Vous avez généralement besoin d'une autorisation signée avant de commander des rapports, et si vous prenez des mesures défavorables sur la base du rapport, les divulgations et avis requis doivent être fournis.

• Obtenez un consentement écrit avant toute vérification des antécédents préalable à l’emploi.

• En cas de refus sur la base des conclusions du rapport, fournissez les documents requis sur les actions défavorables et les divulgations de droits.

• Faites appel à un fournisseur de dépistage conforme et conservez des enregistrements de consentement et de communication.

Un flux de travail de vérification pratique et à toute épreuve

• Vérifiez l’identité et recueillez le consentement signé.

• Exécutez la trace SSN pour identifier les alias et les juridictions.

• Effectuez des contrôles nationaux en matière pénale, de délinquants sexuels et de l'OFAC.

• Effectuez des recherches dans les palais de justice de comté dans tous les comtés concernés.

• Vérifiez chaque réponse nationale au niveau source du comté.

• Ajoutez le MVR, les contrôles civils et les registres d'État, le cas échéant.

• Combinez les données du rapport avec des entretiens, des références et une évaluation des compétences en matière de garde d'enfants avant l'embauche finale.

Un processus solide de vérification des antécédents est superposé et non unidimensionnel. En combinant la validation de l'identité, les recherches de pointeurs nationaux et la vérification au niveau du comté, les familles peuvent réduire les angles morts et embaucher avec une plus grande confiance.

Cet article est à des fins éducatives et ne constitue pas un conseil juridique. Les obligations de contrôle varient selon le pays, l'état et la municipalité, alors consultez un professionnel du droit qualifié ou un partenaire de contrôle conforme pour votre juridiction.