La guida definitiva ai controlli dei precedenti degli operatori sanitari: navigazione nei registri di identità, nazionali e provinciali

Quando si assume una ragazza alla pari, una tata o una badante senior, la sicurezza della famiglia viene prima di tutto. La sfida è che i termini relativi allo screening sono spesso usati in modo intercambiabile, il che crea confusione e un falso senso di sicurezza. Un processo efficace separa i controlli dell'identità, i controlli dei database nazionali e la verifica dei tribunali a livello di contea in modo da poter prendere decisioni informate sulle assunzioni.

Il divario di controllo: identità vs abilità vs storia criminale

Molte piattaforme si concentrano sulla verifica dell'identità, che conferma che dietro un profilo esiste una persona reale. Ciò è essenziale per la prevenzione delle frodi, ma non dimostra la qualità dell’assistenza all’infanzia né rivela la storia criminale completa. Un rapporto di base aggiunge importanti dati sul rischio, ma un rapporto pulito non significa ancora automaticamente che l'assistente sia qualificato per la tua famiglia.

Passaggio 1: inizia con una traccia SSN

Una schermata completa di solito inizia con la traccia del numero di previdenza sociale. Controlla i record collegati a prestiti, servizi pubblici, istruzione e altri database per convalidare i dettagli dell'identità e affrontare la cronologia degli ultimi anni.

• Cosa rivela: variazioni del nome, indirizzi precedenti e possibili alias associati al SSN.

• Perché è importante: è una ricerca di puntatori che identifica quali nomi e giurisdizioni devono essere controllati successivamente.

• Errore comune: filtrare solo il nome attuale e la contea attuale, in modo che possano mancare i record con nomi precedenti.

Passaggio 2: eseguire ricerche e registri nazionali

Le ricerche penali nazionali coprono un'ampia rete di molte fonti di dati statali e locali e possono includere condanne per crimini e reati minori, casi pendenti e arresti, ove disponibili. Le famiglie dovrebbero anche includere una ricerca nel registro nazionale degli autori di reati sessuali e uno screening dell'OFAC o della lista di controllo del terrorismo.

I database nazionali sono utili, ma generalmente sono strumenti di riferimento. Possono contenere ritardi nella segnalazione e lacune nella copertura perché non tutte le contee aggiornano tutti i database in tempo reale.

Passaggio 3: verifica presso il tribunale della contea (fonte della verità)

I controlli dei tribunali penali a livello di contea sono la fonte più affidabile per gli esiti dei casi attuali perché la maggior parte dei casi penali ha origine e viene perseguita localmente. Se una ricerca nazionale segnala un possibile risultato, la verifica del tribunale di contea conferma se tale record è accurato e appartiene al tuo candidato.

• Cerca contee legate agli indirizzi attuali e passati del candidato dalla traccia SSN.

• Effettua un controllo incrociato di ogni potenziale successo nazionale confrontandolo direttamente con i documenti dei tribunali di contea.

• Abbina sia il nome legale completo che la data di nascita per una maggiore precisione.

Passaggio 4: aggiungere controlli di rischio supplementari

Le famiglie che desiderano una copertura più approfondita possono aggiungere controlli mirati che rivelino segnali di rischio comportamentale e legale al di fuori degli archivi dei tribunali penali.

• Motor Vehicle Records (MVR): utile per ruoli che coinvolgono corse scolastiche e utile anche quando la guida è occasionale, poiché modelli come DUI o ripetuti eccessi di velocità possono indicare scarsa capacità di giudizio.

• Atti giudiziari civili: possono far emergere casi relativi a danni, richieste di lesioni o controversie finanziarie come il fallimento.

• Registri ufficiali statali: alcuni stati forniscono sistemi di garanzia più elevati; ad esempio, California TrustLine utilizza flussi di lavoro di impronte digitali Live Scan legati a fonti DOJ e FBI.

Come interpretare le sentenze dei tribunali comuni

I rapporti di screening possono includere termini legali facilmente interpretabili in modo errato. Due esempi comuni sono Nolle Prossed, che indica che i pubblici ministeri non hanno portato avanti il ​​caso, e Dismissed, che indica che il tribunale non ha portato avanti il ​​caso. Nessuno dei due termini dovrebbe essere interpretato isolatamente, senza contesto da date, giurisdizione e note del caso.

Conformità FCRA per famiglie e datori di lavoro

Negli Stati Uniti, i controlli dei precedenti utilizzati per le decisioni di assunzione devono seguire le regole del Fair Credit Reporting Act. In genere è necessaria un'autorizzazione firmata prima di ordinare i rapporti e, se si intraprendono azioni avverse in base al rapporto, devono essere fornite le informazioni e gli avvisi richiesti.

• Ottieni il consenso scritto prima di qualsiasi screening dei precedenti pre-impiego.

• In caso di rifiuto sulla base dei risultati del rapporto, fornire la documentazione necessaria sulle azioni avverse e le informazioni sui diritti.

• Utilizzare un fornitore di screening conforme e conservare i registri del consenso e delle comunicazioni.

Un flusso di lavoro di verifica pratico e a prova di proiettile

• Verificare l'identità e raccogliere il consenso firmato.

• Esegui la traccia SSN per identificare alias e giurisdizioni.

• Eseguire controlli nazionali su penali, autori di reati sessuali e OFAC.

• Eseguire perquisizioni nei tribunali di contea in tutte le contee pertinenti.

• Verifica ogni successo nazionale a livello di fonte di contea.

• Aggiungi MVR, controlli civili e registri statali, ove pertinente.

• Combina i dati dei rapporti con interviste, referenze e valutazione delle competenze nell'assistenza all'infanzia prima dell'assunzione finale.

Un efficace processo di controllo dei precedenti è stratificato, non unidimensionale. Combinando la convalida dell'identità, le ricerche di puntatori nazionali e la verifica a livello di contea, le famiglie possono ridurre i punti ciechi e assumere con maggiore sicurezza.

Questo articolo è a scopo didattico e non costituisce una consulenza legale. Gli obblighi di screening variano in base al paese, allo stato e al comune, quindi consulta un professionista legale qualificato o un partner di screening conforme per la tua giurisdizione.